DKDM

Indledende markedsdialog

Det Rytmiske Musikkonservatorium (RMC) og Det Kongelige Danske Musikkonservatorium (DKDM) afholdte torsdag d. 16. februar 2017 markedsdialog forud for de to udbud af stemning af klaverer og flygler. Tre leverandører var inviteret til en dialog, hvor der var afsat 40 min. til hver leverandør. Leverandørerne fik på forhånd tilsendt den samme liste over spørgsmål/fokuspunkter, som skulle danne baggrund for dialogerne. I det følgende er indholdet fra de tre dialogmøder sammenfattet og gengivet.

Hvert møde blev indledt med en kort intro om de 2 forestående udbud – herunder den påtænkte struktur for hvert af de to udbud.

Samtlige leverandører vurderede, at der ikke er nogen synergieffekt ved, at institutionerne går sammen i én udbudsproces. Én leverandør fremhævede, at det tværtimod kan blive en overvældende stor masse af ydelser, hvis det hele udbydes sammen.

Det er ikke et problem for leverandørerne at arbejdet udføres på skæve tidspunkter, herunder tidlig morgen, om eftermiddagen, i weekender og sommerferien – én leverandør fremhævede, at det er positivt, fordi det giver fleksibilitet. 

Ingen af leverandørerne havde indsigelser mod, at arbejdet hos DKDM ender med at blive varetaget af flere leverandører. Leverandørerne fortalte samstemmende, at de i dag ikke har et decideret samarbejde på trods af en snæver branche.

Samtlige leverandører var enige i, at det er en god idé at indskrive krav til en akut-ordning i kontrakten.

Leverandørerne nævnte, at man i kontrakten bør indskrive krav om ”statusmøder/samarbejdsmøder” hver 3./6./9. måned, da dialog mellem ordregiver og leverandør er vigtig. Derudover påpegedes det, at kontrakten, for at gøre den mest attraktiv for tilbudsgivere, bør løbe i 4-5 år.

Leverandørerne gav udtryk for stor velvilje i forhold til at indskrive krav til korte responstider i kontrakten og ligeledes i forhold til, at DKDM ønsker at opdele deres kontrakt i 3 delaftaler.

Leverandørerne udtrykte alle 3 bekymring om, hvis ordregiver forsøger at regulere samarbejdet for meget i kontrakten. Det blev fremhævet at fleksibilitet er nødvendigt i forbindelse med løsning af opgaven.*

Leverandørerne pegede på, at der i løbet af året er spidsbelastningsperioder: i eksamensperioder og koncertsæson, i løbet af sommer månederne, ved semesterstart, ved årstidsændringer og omkring optagelsesprøver.

Én leverandør tilkendegav, at man var i tvivl om, hvorvidt man havde kapacitet til løfte opgaven hos RMC, såfremt man får tildelt noget af opgaven hos DKDM, og at man på denne baggrund ikke påregnede at byde på RMC opgaven. Leverandøren fremhævede, at indlagt fleksibilitet ift. udførelsestiderne på RMC muligvis vil gøre det mere attraktivt at byde på opgaven. Én leverandør fremhævede, at det muligvis vil gøre RMC opgaven mere attraktiv, hvis ydelserne/instrumenter deles op i delaftaler som på DKDM, da det virkede uoverkommeligt at skulle varetage alt på RMC. Én anden leverandør fremhævede, at det ville gøre det mere attraktivt at kunne varetage hele opgaven, og argumenterede for, at den bør udbydes samlet.

Leverandørerne anbefalede ordregiver til i udbudsmaterialet at lægge vægt på leverandørernes faglige kunnen (herunder kvalifikationer og uddannelse) og til i kontrakten at indføre krav om møder mellem leverandører og fagfolk hos ordregiver. Møderne kunne omhandle kommunikationen i samarbejdet, leverandørens udførte arbejde og eventuelle problemstillinger. Én leverandør fremhævede, som tidligere nævnt, at kontrakten bør løbe 4-5 år. Det blev fremhævet igen, at ordregiver rådes til at indlægge obligatoriske møder, da både ordregiver og leverandør kan drage fordel af erfaringsdeling og øget kommunikation om det udførte arbejde.